領収書の扱いに、苦労されてきた方々に朗報です。
「電子帳簿保存法」が改正されたことにより、今年から、スマートフォンで撮影した領収書のデータも認められることになりました。
スマートフォンやデジタルカメラで撮影した領収書のデータがあれば、紙媒体の領収書原本は破棄してもよく、大量の領収書の整理に時間を取られずに済むようになるため、大幅な時間節約、人件費削減に繋がるかもしれません。

あらためて、電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、1998年に、オフィスのペーパーレス化を促進するために、制定されたものです。しかし、当初は、保存の対象や条件が厳しく、あまり普及していませんでした。
今回、2017年1月より適用された改正では、スマホで撮影した領収書やレシートの電子保存が可能になりました。また、これまでスキャンデータ保存に義務付けられていた「原則7年の原本保存」も撤廃されました。
今回の改正では、タイムスタンプ（デジタルデータがある時刻に確実に存在していたことを示す電子証明書）の付与のみで保存することが認められるようになりました。
ちなみに、紙の原本を廃棄できるタイミングですが、税理士などの第三者が、領収書の画像と紙の原本を見比べ、問題がないことを確認した後になります。

（※領収書を電子データでの保存にするためには、データ保存を開始する3か月前までに税務署に申請をし、承認を受ける事が必要です）

データ保存できる書類は？

改正されたからといって、すべての書類がデータ保存できるわけではないようです。
データ保存できる書類は、レシート、請求書、契約書、納品書、預り証、領収書、見積書　などです。

※仕訳帳、総勘定元帳、帳簿関係書類全般、棚卸表、貸借対照表、損益計算書
決算関係書類全般などの重要な書類はデータ保存ができません。

領収書等のデータ保存のメリットは？

これまで管理が大変だった領収書等をデータ保存できるようになったことでさまざまなメリットが生まれてきます。

① 保管コストの削減

棚、バインダー等のコスト、書類の保管場所、ファイリングにかかる作業時間などのコストが削減できます。

② バックアップにより、災害時も安心

紙での保存の場合、災害が起きた際に書類を持ち出す事は困難でした。最悪の場合、すべて失われてしまう可能性もありました。しかし、データのバックアップ管理がしっかりと行われていれば、データの復旧は可能となるため、今後はより確実に管理することができます。

③社内業務の効率化

データがきちんと整理されていれば、書類を瞬時に見つけ出すことが可能です。保存場所に足を運び、棚からファイルを探し出す労力も必要ありません。すべてパソコン上で済んでしまいます。

④ 領収書受領者の生産性の向上

クラウド会計を提供している会社の多くは経費処理サービスを提供しています。そのアプリを使えば、出張先で領収書やレシートを受け取った場合、スマホ撮影すると領収書の内容をその場で、デジタルデータ化することも可能です。
これにより、たとえば領収書を受け取った社員は、外出先や移動中でも領収書を電子化することができるようになり、経費精算事務は大幅に効率化すると考えられます。
（ただし、しわの寄ったレシートなどは、正確に読み込まない場合があるため、念のため、間違っていないか確認する必要があります）

まとめ

会計ソフトなどの性能の向上や世間のペーパーレス化の動きにより、「データ保存」を導入しやすい環境は整ってきています。
ただ、データ保存を開始したいと考えていても、すぐに始められるわけではありません。
税務署に申請してから3ヵ月してからでないと、データ保存を始められません。
今年の確定申告で、紙の領収書の扱いで苦労された方は、来年の確定申告に向けて、
ぜひとも領収書のデータ保存を検討してみてはいかがでしょうか。
お困りの際は、まずは税理士に相談しましょう。

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