確定申告で領収書のスマホ撮影・原本破棄が可能に

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電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、1998年にオフィスのペーパーレス化を促進するために、制定されたものです。
当初は、保存の対象や条件が厳しく、あまり普及していませんでした。

改正により確定申告で領収書のスマホ撮影・原本破棄が可能に

2017年1月より適用された改正では、スマホで撮影した領収書やレシートの電子保存が可能になりました。
また、これまでスキャンデータ保存に義務付けられていた「原則7年の原本保存」も撤廃されました。

改正では、タイムスタンプ（デジタルデータがある時刻に確実に存在していたことを示す電子証明書）付与のみの保存でも認められるようになりました。
紙の原本を廃棄できるタイミングですが、税理士などの第三者が、領収書の画像と紙の原本を見比べ、問題がないことを確認した後になります。
（※領収書を電子データでの保存にするためには、データ保存を開始する3か月前までに税務署に申請をし、承認を受ける事ことが必要）

確定申告で使える、データ保存できる書類は？

改正されたからといって、すべての書類がデータ保存できるわけではないようです。
データ保存できる書類は、レシート、請求書、契約書、納品書、預り証、領収書、見積書などです。
※仕訳帳、総勘定元帳、帳簿関係書類全般、棚卸表、貸借対照表、損益計算書
決算関係書類全般などの重要な書類はデータ保存ができません。

領収書などのデータ保存のメリットは？

これまで管理が大変だった領収書などをデータ保存でき、原本破棄が可能となったことで、様々なメリットが生まれました。

① 保管コストの削減

棚、バインダー等のコスト、書類の保管場所、ファイリングにかかる作業時間などのコストが削減できます。

② バックアップにより、災害時も安心

紙での保存の場合、災害が起きた際に書類を持ち出す事は困難でした。
最悪の場合、すべて失われてしまう可能性もありました。
しかし、データのバックアップ管理がしっかりと行われていれば、データの復旧は可能となるため、今後はより確実に管理することができます。

③ 社内業務の効率化

データがきちんと整理されていれば、書類を瞬時に見つけ出すことが可能です。
保存場所に足を運び、棚からファイルを探し出す労力も必要ありません。
すべてパソコン上で済んでしまいます。

④ 領収書受領者の生産性の向上

クラウド会計を提供している会社の多くは、経費処理サービスを提供しています。
そのアプリを使えば、出張先で領収書やレシートを受け取った場合、スマホ撮影により、領収書をその場でデジタルデータ化することも可能です。
たとえば領収書を受け取った社員は、外出先や移動中でも領収書を電子化できるようになり、経費精算事務は大幅に効率化すると考えられます。
（ただし、しわの寄ったレシートなどは、正確に読み込まない場合があるため、間違っていないか確認する必要があります）

まとめ

会計ソフトなどの性能の向上や世間のペーパーレス化の動きにより、「データ保存」を導入しやすい環境は整ってきています。
ただ、データ保存を開始したいと考えていても、すぐに始められるわけではなく、税務署に申請してデータ保存を始めるまでに3ヵ月くらいかかります。
前回の確定申告で、紙の領収書を扱うことに苦労された方は、次の確定申告に向けて、領収書のデータ保存を検討してみてはいかがでしょうか。
お困りの際は、まずは税理士に相談しましょう。